การใช้คอมพิวเตอร์กับงานบัญชี

การบัญชี (Accounting) หมายถึง ศิลปะของการเก็บรวมรวม บันทึก จำแนก และทำสรุปข้อมูลอันเกี่ยวกับเศรษฐกิจในรูปตัวเงิน ผลงานขั้นสุดท้ายของการบัญชีก็คือ การให้ข้อมูลทางการเงิน ซึ่งเป็นประโยชน์แก่บุคคลหลายฝ่าย และผู้ที่สนใจในกิจกรรมของกิจการ (สมาคมนักบัญชีและผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทย)

คอมพิวเตอร์ (Computer) มาจากภาษาละตินว่า Computare หมายถึง การนับ หรือ การคำนวณ พจนานุกรม ฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2525 ให้ความหมายของคอมพิวเตอร์ไว้ว่า 'เครื่องอิเล็กทรอนิกส์แบบอัตโนมัติ ทำหน้าที่เหมือนสมองกล ใช้สำหรับแก้ปัญหาต่างๆ ที่ง่ายและซับซ้อนโดยวิธีทางคณิตศาสตร์'

คอมพิวเตอร์จึงเป็นเครื่องจักรอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อใช้ทำงานแทนมนุษย์ ในด้านการคิดคำนวณและสามารถจำข้อมูล ทั้งตัวเลขและตัวอักษรได้ เพื่อการเรียกใช้งานในครั้งต่อไป นอกจากนี้ ยังสามารถจัดการกับสัญลักษณ์ได้ด้วยความเร็วสูง โดยปฏิบัติตามขั้นตอนของโปรแกรม คอมพิวเตอร์ยังมีความสามารถในด้านต่างๆ อีกมาก อาทิเช่น การเปรียบเทียบทางตรรกศาสตร์ การรับส่งข้อมูล การจัดเก็บข้อมูลในตัวเครื่องและสามารถประมวลผลจากข้อมูลต่างๆ ได้

จากความหมายของทั้งสองคำข้างต้น อาจกล่าวได้ว่าการบัญชีกับคอมพิวเตอร์เป็นสิ่งที่มีพัฒนาการคู่ขนานกันไปอย่างไม่สามารถแยกออกจากกันได้
จากพัฒนาการของการนับ หรือการต้องการคำนวณ รวมถึงการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ โดยเริ่มจากมนุษย์ใช้สิ่งที่ใกล้ตัวที่สุดคือนิ้ว เป็นอุปกรณ์ที่ช่วยในการนับ และต่อมาจึงเริ่มมองหาสิ่งที่ไกลตัวออกไปในธรรมชาติคือก้อนหิน กิ่งไม้ กลายเป็นสัญลักษณ์ การขีดเขียนกับพื้นดิน พื้นผิวผนังถ้ำต่าง ๆ จนกระทั่งประดิษฐ์คิดค้นเครื่องมือช่วยคำนวณชิ้นแรกคือ ลูกคิด เครื่องคิดเลข จนกระทั่งมาเป็นคอมพิวเตอร์ในปัจจุบัน สิ่งที่เกิดมาพร้อมกับการนับคำนวณคือการจดบันทึก ซึ่งเป็นวิวัฒนาการที่คู่ขนานกันไปทั้งการบันทึกบัญชีและการใช้คอมพิวเตอร์ เราจะเห็นได้ว่าเมื่อมีวิวัฒนาการด้านการคำนวณด้วยเครื่องมือใดๆ งานบัญชีจะเป็นงานที่ต้องใช้เครื่องคำนวณเหล่านั้น เป็นส่วนหนึ่งในวิวัฒนาการทางการบัญชีด้วยเสมอ ดังนั้นในวันนี้เมื่อเครื่องคำนวณคือคอมพิวเตอร์ การบันทึกบัญชีจึงต้องมีการพัฒนาตามวิวัฒนาการดังกล่าวนี้ด้วยเช่นกัน

รูปแบบการใช้คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี


การเลือกใช้คอมพิวเตอร์กับงานบัญชีสามารถเลือกได้ 2 รูปแบบ คือ

การประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางธุรกิจกับงานบัญชี เป็นการประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปสำนักงานประเภทตารางงาน (Spread Sheet) ซึ่งมีหลายบริษัทที่พัฒนาขึ้นใช้ในธุรกิจ ทั้งชนิดที่เป็นโปรแกรมไม่มีลิขสิทธิ์ (Open Source) เช่น โปรแกรม calc หรือโปรแกรมที่มีลิขสิทธิ์และเป็นนิยมกันแพร่หลาย เช่น โปรแกรมสำนักงาน excel เป็นต้น แต่การเลือกใช้รูปแบบนี้ผู้ใช้ต้องมีความรู้พื้นฐานทางด้านบัญชีและการใช้งานโปรแกรมในระดับดี จึงจะสามารถเขียนสูตรหรือเลือกใช้ฟังก์ชัน ช่วยในการทำงานให้รวดเร็วขึ้นได้อย่างแท้จริง และไม่เป็นการเพิ่มภาระงานให้มากขึ้น
การเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปบัญชี เป็นการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปบัญชีที่มีผู้พัฒนาขึ้นมาเพื่อจำหน่าย พัฒนาโปรแกรมขึ้นใช้เอง หรืออาจจ้างนักเขียนโปรแกรมเพื่อพัฒนาโปรแกรมบัญชีสำหรับใช้ในกิจการเท่านั้นก็ได้ ซึ่งการเลือกใช้รูปแบบนี้ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีพื้นฐานทางด้านบัญชีในระดับดี ก็สามารถใช้งานโปรแกรมได้จากการฝึกอบรมโดยผู้จำหน่ายหรือผู้พัฒนาโปรแกรมนั้น


ข้อแตกต่างระหว่างการบัญชีด้วยมือกับการทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์


การทำบัญชีด้วยมือ

ต้องใช้บุคลากรจำนวนมาก
บุคลากรมีโอกาสเหนื่อยล้า

ลายมือไม่สม่ำเสมอ ทำให้มีโอกาสผิดพลาดโดยเฉพาะตัวเลข
ขั้นตอนในการผ่านบัญชีมีโอกาสผิดพลาดสูง ทำให้งบทดลองไม่เท่ากัน การแก้ไขตัวเลขยุ่งยากและเสียเวลาเนื่องจากต้องตรวจสอบตัวเลขย้อนหลัง
ต้องลงรายการให้ครบทุกรายการก่อนจึงจะสามารถออกรายงานต่างๆได้ การออกรายงานภาษีซื้อขายต้องตรวจสอบให้ถูกต้อง
ต้องบันทึกยอดยกมาก่อน จึงจะมาบันทึกรายการรายวันได้


การทำบัญชีด้วยระบบคอมพิวเตอร์

ไม่ต้องใช้บุคลากรจำนวนมาก
คอมพิวเตอร์ทำงานได้แม่นยำรวดเร็วและถูกต้อง
คอมพิวเตอร์ไม่สับสนเรื่องตัวเลขและข้อความ เก็บข้อมูลได้มากตามเนื้อที่
ขณะทำรายการ ถ้าจำนวนเงินด้านเดบิตและเครดิตไม่เท่ากันโปรแกรมจะไม่บันทึกให้ การแก้ไขตัวเลขโปรแกรมจะแก้ไขตัวเลขปัจจุบันให้ทันที
สามารถออกรายงานได้ทันทีทั้งรายงานปัจจุบัน และรายงานย้อนหลังก็ได้



บันทึกรายวันได้ โดยไม่ต้องรอยอดยกมา เพราะยอดยกมาสามารถบันทึกเพิ่มได้ภายหลัง


ข้อแตกต่างระหว่างการบัญชีด้วยมือกับการทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ (ต่อ)


การทำบัญชีด้วยมือ

งบการเงินล่าช้า ไม่ทันต่อเหตุการณ์ไม่ทันต่อความต้องการของฝ่ายบริหาร

การเปรียบเทียบตัวเลขหรือข้อมูลย้อนหลังทำได้ยุ่งยาก หากการเก็บเอกสารไม่ดีพอ
ไม่สามารถป้องกันข้อมูลบัญชีที่สำคัญด้วยการกำหนดรหัสผ่านในการทำบัญชีได้
เสียเวลาในการนำข้อมูลสร้างกราฟเพื่อนำเสนอให้ผู้บริหารใช้ตัดสินใจ


การทำบัญชีด้วยระบบคอมพิวเตอร์

1.สามารถขอดูงบการเงินได้ทันทีที่มีข้อมูลหลัก และข้อมูลรายวันทันต่อความต้องการของผู้บริหาร
2.สามารถเปรียบเทียบข้อมูลย้อนหลังได้ถึง 5 ปี ทั้งข้อมูลจริงและงบประมาณ
3.สามารถกำหนดรหัสผ่านของแต่ละบุคคลได้ไม่จำกัดจำนวน
4.สามารถโอนข้อมูลในส่วนของกระดาษทำการและงบทดลองไปยังโปรแกรมเพื่อสร้างกราฟได้ทันที


ประโยชน์ที่ได้รับจากการทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์


1.ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจ้างบุคลากร
2.ประหยัดเวลา ได้งานที่รวดเร็วและถูกต้อง
3.แสดงรายงานได้รวดเร็ว อ่านง่าย และชัดเจน
4.การผ่านบัญชีทำได้โดยอัตโนมัติ และไม่เสียเวลาในการแก้ไขตัวเลขเป็นปัจจุบันตลอดเวลา
5.ทันต่อการส่งรายงานให้หัวหน้างาน ทันต่อการส่งให้กรมสรรพากร กรณีที่เป็นรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม มิฉะนั้นอาจเสียเบี้ยปรับ
6.ไม่เสียเวลารอคอยยอดยกมา ในกรณีที่ปิดบัญชีไม่ได้
7.ได้รูปแบบงบการเงินตรงตามความต้องการของผู้ใช้งาน
8. เป็นประโยชน์ในการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร ซึ่งมีผลกระทบต่อผลกำไรของกิจการ
9.ทำให้เกิดความปลอดภัยต่อข้อมูล และทำให้ความลับของกิจการไม่รั่วไหล
10. ทำให้ฝ่ายบริหารตัดสินใจได้ง่ายเพราะได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วนและทันเวลา